Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf unseres Head Offices in München und unterstützen die Geschäftsführung zuverlässig und vorausschauend im Tagesgeschäft. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere: Professionelle Organisation und Koordination des Head Offices Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und weiteren Unterlagen Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz sowie professioneller Umgang mit sensiblen Informationen Organisation von Dienstreisen, internen Veranstaltungen und Geschäftsterminen Koordination und Bearbeitung organisatorischer Anliegen von Mitarbeitenden, Ärzt:innen, Führungskräften, Besucher:innen und externen Partnern Koordination externer Dienstleister sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Organisationsbetriebs Unterstützung der Unternehmensbereiche und Standorte bei organisatorischen und administrativen Anliegen Eigenständige Steuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Prozesse Übernahme ausgewählter Projekte und Sonderaufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein vergleichbares Studium oder eine gleichwertige Qualifikation Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene Ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten und Prioritäten eigenständig zu setzen Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein professionelles, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten Hohe Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und eine lösungsorientierte Arbeitsweise Bereitschaft zur täglichen Präsenz in unserem Head Office in München; mobiles Arbeiten ist in dieser Position nur in Ausnahmefällen möglich Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams

Verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit abwechslungsreichen Aufgaben und großem Gestaltungsspielraum Leistungsgerechte und attraktive Vergütung Moderne Arbeitsbedingungen mit hoher Flexibilität: 30 Tage Urlaub, zusätzlich den 24.12. und 31.12. frei, flexible Arbeitszeiten Weitere Benefits: Unternehmensfitness-Angebote von EGYM Wellpass, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, Bikeleasing, Mobilitätszuschuss